ترفند اکسل برای صرفه جویی در زمان انجام پروژه

ترفندهای اکسل برای انجام پروژه کمک شایانی به شما می کند و باعث صرفه جویی در زمان می شود. مایکروسافت اکسل، نرم افزاری است که برای  گزارش گیری در پروژه های مختلف کاربرد دارد. اگر پروژه هایی سخت و طولانی در دست دارید، استفاده از ترفندهای اکسل موجب سرعت بخشیدن کارها و تحویل پروژه در مدت زمان کمی می شود. در این مقاله ترفندهای اکسل برای انجام پروژه ها با سرعت بالاتر را معرفی می کنیم.

قالب های از پیش تعیین شده برای صرفه جویی زمان

تمپلیت ها ، یکی از بهترین ترفندهای اکسل برای صرفه جویی در زمان به شمار می آیند. از آن ها می توانید در جلسات و گزارشات خود به کار ببرید.

برای ایجاد قالب اکسل ابتدا باید به تب فابل رفته و گزینه ی new را انتخاب کنید. در این قسمت اکسل از انواع قالب های موجود به نمایش می گذارد و بر حسب نیاز می توانید یکی از آن ها را انتخاب کنید.

ثابت کردن سطرها و ستون ها

یکی دیگر از ترفندهای اکسل که بسیار کاربردی است ثابت کردن سطرها و ستون ها است. اگر داده هایی طولانی و بلند داشته باشید، نیازاست که برای نگاه کردن به همه ی آن ها به اطراف حرکت کنید. این موضوع موجب می شود که به همه ی اطلاعات در یک زمان دسترسی نداشته باشید و نیاز باشد دائماٌ برای دیدن آن ها حرکت کنید.

برای رفع این مشکل که پیوسته باید در حال چرخیدن بین سلول ها و سطرها باشید تا آن ها را ویرایش کنید، نیاز است که سطرها و سلول های اکسل را ثابت کنید. فعال سازی این قابلیت با انجام چند مرحله به راحتی قابل انجام است و در مواقع نیاز می توانید آن را غیرفعال کنید.

در تب view، بر روی گزینه ی freeze panes در نوار بالا کلیک کنید.

در منوی freeaze panes، بنا به نیاز خود می توانید گزینه ی freeze row یا freeze column یا هر دو مورد را انتخاب کنید.

برای غیرفعال سازی این قابلیت تنها کافیست بر روی گزینه ی unfreeze column بزنید.

جابجایی ستون ها و ردیف ها

اگر در صفحه ی اکسلی که دارید روی آن فعالیت انجام می دهید، سطرها و ستون ها دارای عناوین هستند و تصمیم به جا به جایی آن ها دارید، با روشی آسان قابل انجام است. با استفاده از این ترفند اکسل دیگر به تایپ مجدد عناوین نیاز نمی باشد. در ادامه مراحل انتقال سلول ها از عنوان ردیف به عنوان ستون را آموزش می دهیم.

ابتدا اقدام به انتخاب سلول های مدنظرتان در ستونی که عناوین هستند می کنید.

سپس راست کلیک کرده و بر روی گزینه ی copy بزنید.

سلولی را در سطر و ستونی که می‌خواهید عناوین شروع شوند، انتخاب کنید.

حالا با راست‌کلیک در قسمت Paste Options روی گزینه‌ی Transpose کلیک کنید.

شماره گذاری کردن یک ستون

اگر بخواهید یک به یک ستونی را شماره گذاری کنید بسیار وقت گیر می باشد. اما با استفاده از ترفندهای اکسل به راحتی در مدت زمانی بسیار کوتاه می توانید این کار را انجام دهید و لیستی از اعداد را به ترتیب ایجاد کنید. این یک ترفند بسیار کاربردی برای افرادی می باشد که با اکسل زیاد سروکار دارند.

برای انجا ماین کار از یک ستون عدد 1 و سلول بعدی عدد 2 را وارد می کنید. سپس با انتخاب هر دو سلول و با مشاهده ی آیکون fill handle  با کشیدن ماوس خانه های مورد نظر خود را انتخاب کنید.

وقتی که از این ویژگی برای تاریخ استفاده کنید، به راحتی می توانید با وارد کردن تاریخ اولیه، به صورت افزایشی تاریخ یک سطر یا یک ستون را پر کنید.

یکی دیگر از کاربردهای Fill Handle در صورت مشابه‌بودن اطلاعات این است که با وارد کردن یک کلمه، انتخاب سلول و کشیدن Fill Handle، مقادیر در سلول‌ های دیگر ستون به‌ صورت زیر هم اضافه می‌ شود.

استفاده از ترفند اکسل format painter

اگر با برنامه های دیگری از مایکروسافت آفیس مانند word کار کرده باشید احتمالا آشنایی با format painter دارید. به کمک این ابزار می توانیدبه راحتی فرمت یکسانی مثل فونت، یا سایر تنظیمات را از یک یا چند سلول بر سلول های دیگر اعمال کنید.

سلول، گروه سلولی و یا ردیف و یا ستونی را که می خواهید از فرمت آن الگو کپی کنید، انتخاب کنید.

در تب Home، روی format painter کلیک کنید.

سپس سلول، گروه سلولی و یا ردیف و ستونی که برای کپی کردن قالب مد نظر دارید انتخاب کنید.

مریم مقدس زاده