بهترین نرم افزار حضور و غیاب کارمندان چه مشخصاتی دارد؟

امروزه با در دست داشتن بهترین نرم افزار حضور و غیاب منابع انسانی را به راحتی می توان کنترل و مدیریت کرد. هدف اصلی سیستم حضور و غیاب کنترل اطلاعات ورود و خروج پرسنل یک سازمان است. نرم افزار حضور و غیاب کارمندان گزارشات متنوعی از نحوه عملکرد پرسنل در اختیار مدیران قرار می دهد.

مدیریت منابع انسانی (HRM) یکی از دغدغه های هر سازمان می باشد که با وجود بهترین نرم افزار حضور و غیاب خیال هر مدیری در این زمینه آسوده خواهد شد. در اکثر سازمان ها با توجه به ساعات ورود و خروج حقوق و دستمزد کارکنان محاسبه می شو. نرم افزار حضور و غیاب کارآمد گزارش کاملی از تردد پرسنل جمع آوری می کند. بنابراین با نرم افزار حضور و غیاب اطلاعات گردآروی شده و برای محاسبه حقوق مورد استفاده قرار می گیرد.

یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب ارسال خودکار اطلاعات ورود و خروج کارمندان جهت محاسبه حقوق و دستمزد است. همانطور که می بییند با پیشرفت تکنولوژی امور مرتبط با کنترل حضور و غیاب پرسنل به راحتی قابل انجام است.

نرم افزار حضور و غیاب به چند دسته تقسیم می شوند؟

سامانه حضور و غیاب که برای ثبت ورود و خروج آنلاین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد به شرح زیرتقسیم می شوند:

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای استفاده از نرم افزار حضور وغیاب تحت وب نیازی نیست که آن را در سیستم خود نصب کنید. برای استفاده از این نوع از نرم افزار تنها کافی است با مرورگر خود و دسترسی به اینترنت وارد شوید. از مزایای آن می توان عدم اشغال حافظه، دسترسی راحت با مرورگرهای اینترنت در هر شرایطی، استفاده تعداد زیاد کاربران و بهره مندی از ماژّول های آن اشاره کرد.

اپلیکیشن  حضور و غیاب و نرم افزارهای سیستم عاملی

اپلیکیشن حضور و غیاب را می توان در گوشی های هوشمند نصب کرد. این برنامه ها در گوشی هایی با سیستم عامل اندروید و IOS قابل نصب هستند. یکی از مزیت های اصلی اپلیکیشن حضور و غیاب دسترسی آسان کارمندان به آن است که می توانند در محدوده کاری (تعریف لوکیشن) که تعریف شده است ورود و خروج خود را ثبت کنند.

کاربرد سیستم حضور و غیاب در سازمان های بزرگ و کوچک

هر سازمانی با توجه به ابعاد آن مدیریت تردد آن متفاوت خواهد بود. این موضوع قابل انکار نیست که در سازمان های بزرگ حجم تردد روزانه کارمندان و یا ارباب رجوع بیشتر خواهد بود. ثبت ورود و  خروج باید سازماندهی شده و از طریق دستگاه های خودکار کنترل تردد انجام شود. اما در شرکت های کوچک سیستم تردد آن طور پیچیده نخواهد بود و می توان ثبت ورود و خروج پرسنل را به شکل دستی انجام داد.

یکی از ویژگی های بهترین نرم افزار حضور و غیاب کارمندان آن است که کارآمد بوده و بتواند نیازهای متنوع هر شرکتی را مرتفع کند. بهترین نرم افزار حضور و غیاب، ثبت ورود و خروج تعداد زیادی از پرسنل را به راحتی انجام می دهد و می تواند یک دغدغه از مدیران سازمانی را کم می کند.

تعریف دورکاری برای ایام خاص

بسیاری از سازمان ها وجود دارند که تحت شرایطی کارکنان خود را مجاب به دورکاری می کنند. یکی از چالش های مهم سازمان ها در این مواقع مدیریت منابع انسانی است که کارمند بتواند ساعات دورکاری خود را در نرم افزارهای حضور و غیاب ثبت کند. یکی از مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب فراهم کردن این قابلیت است. بنابراین سازمان هایی که دورکاری دارند به راحتی می توانند با استفاده از این نرم افزار این چالش را حل کنند.

امکان تعریف انواع مختلف شیفت کاری

بسیاری از شرکت ها وجود دارند که ساعات کاری آن ها از شیفت های کاری متعددی تشکیل شده اند. شیفت های کاری شبانه، عادی، چرخشی، نگهبانی و یا شیفت های کاری در ماه مبارک رمضان شرایط خاصی هستند که هر نرم افزار حضور و غیاب کارآمد بتواند آن ها را کنترل و ساماندهی کند. هم چنین تقویم تعطیلات در هر شرکتی متفاوت است.

بنابراین بهترین سیستم حضور و غیاب این امکان را باید برای مدیریت منابع انسانی فراهم کند تا با توجه به شرایط اختصاصی هر سازمان گروه های مختلف کاری و تقویم تعطیلات و زمان معین حضور و غیاب کارکنان را تعریف کرد. هم چنین این قابلیت در آن وجود داشته باشد تا زمان مجاز تعجیل، تاخیر، غیبت و یا میزان مرخصی روزانه و ماهانه با توجه به خط و مشی های آن شرکت تعریف شود.

انجام محاسبه خودکار کسر کار و اضافه کار با استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب باید این قابلیت را داشته باشد تا به صورت اتوماتیک محاسبات مهم مرتبط با پرسنل را انجام دهد. اگر بخواهیم امکانات محاسبه خودکار را نام ببریم:

قابلیت کسر مدت کسر کار از اضافه کار به شکل خودکار

محاسبه خودکار مدت زمان مرخصی

محاسبه خودکار مدت زمان ماموریت، تاخیر، تعجیل

تعریف چند محل کار برای کامند

یکی از ویژگی های نرم افزار کنترل تردد برتر تعریف چند محل کار برای کارمند است. بعضا در برخی از سازمان ها امکان دارد که یک کارمند باید در چند محل کار حضور داشته باشد. بنابراین با انتخاب یک نرم افزار ایده آل نیاز مدیران برطرف خواهد شد و دیگر دغدغه ای برای ثبت ورود و خروج کارمند دارای چند محل کار نخواهند داشت.

تهیه گزارش از تردد پرسنل با استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب پرسنل باید بتواند گزارشی جامع و کامل از ورود و خروج پرسنل در اختیار مدیران آن مجموعه قرار دهد. هم چنین این سیستم باید به گونه ای طراحی شده باشد که هر کارمند بتواند از نحوه عملکرد خود مطلع باشد. هم چنین با توجه به ایثن که هر سازمانی دارای قوانین متنوعی می باشد بهترین نرم افزار حضور و غیاب کارمندان قابلیت پشتیبانی از این قوانین را باید داشته باشد. به عنوان در مراکز درمانی در بخش اداری تردد عادی دارند اما کادر درمان دارای شیفت های چرخشی هستند و به صورت شبانه روزی در بیمارستان رفت و آمد می کنند.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان در نسخه موبایل

مدیران و کارکنان با استفاده از سامانه تحت وب توانایی مدیریت گزارشات تردد و حضور و غیاب کارمندان را خواهند داشت. اما امروزه با توسعه نرم افزارهای موبایلی بهترین سیستم های حضور و غیاب هم دارای نرم افزار موبایلی بوده و فرآیند کنترل پرسنل را راحت تر کرده اند.

این سیستم ها با نرم افزار موبایلی خود این مکان را برای کارمندان فراهم می کند تا بتوانند درخواست های خود را از طریق موبایل هوشمند خود ثبت کنند. هم چنین مدیران به اسانی قادرند که درخواست های ارسالی از سمت کارمندان را مورد بررسی قرار داده و به تایید و یا رد درخواست های پرسنل از طریق موبایل خود بپردازند.

سخن پایانی

در دنیای امروز با وجود فناوری ها سیستم های حضور و غیاب هم ارتقاء پیدا کرده اند. به همین دلیل شاهد گسترش نرم افزار حضور و غیاب هستیم که بتوان به صورت توسعه یافته ثبت تردد پرسنل را انجام داد. نرم افزار حضور و غیاب آرکا تمام مشخصه های یک سیستم حضور وغیاب کارآمد را دارد و از آن در سازمان های کوچک و بزرگ می توان استفاده کرد. برای آگاهی بیشتر از ویژگی ها و دسترسی های این نرم افزار می توانید سامانه مدیریت منابع انسانی را مطالعه کنید.

مریم مقدس زاده